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(一)事务处理系统(TPS

  1.      事务处理系统的概况    
    事务处理系统(Transaction Processing System是执行和记录实施业务必需事务处理的计算机系统。TPS系统是服务于组织架构操作层上的基本业务系统。
事务处理系统和管理信息系统有着十分密切的联系,它们是组成企业信息系统的基本模块。这两个系统储存了企业主要的业务信息。它们都是以处理结构化信息为主。
    正是因为TPSMIS有这十分密切的联系,因此有人把企业信息系统都统称为MIS。其实这是一种误解,TPSMIS是有区别的:
·        服务对象不同TPS服务于组织架构操作层上的操作性职员,MIS服务于管理层上的中层经理。
·        目的不同TPS是使各类外部业务信息进入企业信息系统,MIS是立足于使企业内部信息能服务于管理。
·        信息加工方式不同TPS主要是事务性的操作,其特点是对详细的信息进行加工。如数据的增加、删除、修改。MIS更多的是对详细信息的概括汇总、查询。

2.      事务处理系统的特点
在信息系统的操作层上,任务、资源和目的是被预先定义和高度结构化。各种事务处理都事先制定了标准,这被称为程序化programmed)。

    TPS有两个显著的特点:
·        首先,大多数的TPS都跨越了组织和外部环境之间的边界。TPS联系了客户和公司的仓库、工厂、管理。如果TPS不能正常工作,组织将既不能接受来自外部的信息(定单),也不能对外输出(货物)。

·        其次,对于其它系统而言,TPS是主要的信息提供者。因为TPS实现了和外部的联系,所以TPS是经营者可以马上得以评估组织表现和长期记录过去表现的唯一途径。

   TPS可被认为是组织消息处理系统organizational message processing systems)(Huber1984),通知 管理层有关内部操作状态和企业和外部环境的联系,支持其它有助于管理决策的信息系统(Culnan1989)。

 
3.      事务处理系统的基本类型
   常见的TPS系统有销售订货系统、医院预约系统、客户信息系统、工资系统、航运系统、雇员记录系统等。这些系统很多情况下被误为MIS。其实这些系统都属于事务工作,而并非管理行为。

    TPS系统种类很多。由于TPS系统和企业的管理模式有着十分密切的关系,TPS是高度的程序化,所以TPS系统往往没有固定的形式。一般可分为以下六种类型:

 

 

Sales/

Marketing systems

Manufacturing/

Production Systems

Finance/

Accounting Systems

Human Resources Systems

Other Types

(e.g.,

university)

Major functions of system

Sales management

 

Market research

 

Promotion

 

Pricing

 

New products

 

Scheduling

 

Purchasing

 

Shipping/

receiving

 

Engineering

 

Operations

Budgeting

 

General ledger

 

Billing

 

Cost accounting

Personnel records

 

Benefits

 

Compensation

 

Labor relations

 

Training

Admissions

 

Grade records

 

Course records

 

Alumni

Major application systems

Sales order information system

 

Market research system

 

Pricing system

Materials resource planning systems

 

Purchase order control systems

 

Engineering systems

Quality control systems

General ledger

 

Accounts receivable/ payable

 

Budgeting

 

Funds management systems

Payroll

 

Employee records

 

Career path systems

 

Personnel planning system

Registration system

 

Student transcript system

 

Curriculum class control systems

 

Alunmi benefactor system

4.      技术特点

TPS在业务上属于操作密集型系统。系统的使用频率很高。而且TPS往往是核心业务,系统的安全性、可靠性、性能、可操作性都有相当高的要求。
因为TPS系统的业务流程比较固定,系统要求比较高。所以TPS系统开发的开发方法一般是采用传统面向过程面向数据的的结构化开发方法比较多。结构化开发方法成熟可靠,步骤严谨,操作性强,成功比率相对要高。现在,面向对象的开发方法也逐步采用。面向对象的方法更符合业务流程,但在开发过程中的实施相对复杂。
        TPS系统由于安全、可靠、性能的要求比较高,系统比较适合采用集中式管理模式。TPS的可靠性要求是最高的。所以主机系统(Mainframe)目前在TPS系统仍然是一个很好的解决方案。TPS系统操作量大,字符界面仍然有很大的市场。图形界面有时反而影响操作的速度。客户服务器(Client/Server)也比较流行。因为系统成本比主机系统要低,客户机的使用比较灵活。但管理要求比主机系统高,性能也不太理想。三层结构(3-Tiers)就是针对C/S在性能上的问题提出的。三层结构是指用户界面(Representative Services)业务逻辑(Business Services)数据库(Data Services)三层结构具备C/S结构的优势,而且一方面实现了瘦客户机,另一方面,改善了C/S的整体性能、安全性和稳定性。互联网(Internet/Intranet)的系统架构逐步出现。但鉴于目前互联网的技术水平,只在客户分布分散,业务量小,安全要求低的场合可以使用。

 

(二)管理信息系统(MIS

 1.      管理信息系统的概况 }
   管理信息系统(Management Information System是位于组织架构管理层上的信息系统,实现计划控制以及通过提供常规概要和例外报告作出决策等功能,以在线(online)方式访问组织当前进行和历史的记录。

2.     
 
 


管理信息系统的架构

 3.      管理信息系统的特点
    管理信息系统仅面向于组织内部的事件(event),而不是外部的。通常,MIS是依赖TPS获得数据。企业的基本作业在MIS中被汇总和报告。MIS按固定的时间表将TPS中基本业务数据被压缩、制成报表。往往是按周、月、季、年,而不是每天工作。MIS通常是固定形式的,很少有分析能力。

 

管理信息系统的特点
1)     MIS在操作和管理层上支持结构化和半结构化决策。而且对高级管理而言有着重要 的计划意义。
2)     MIS通常面向报告和控制。MIS用于已有操作的报告和帮助提供对操作的控制。
3)     MIS依赖已有的企业数据和数据流。
4)     MIS很少有分析能力。
5)     MIS利用过去和现在的数据辅助决策。
6)     MIS相对不灵活。
7)     MIS更多的是面向内部。
8)     信息需求是明确和固定的。
9)     MIS需要长期的分析和设计过程。


    新的MIS有更强的灵活性,包含了可以让经理自己构造报表以及组合来自不同的文件和TPS中的数据的软件。
特别指出的是我们所说的MIS不同于其他人所说的MIS。有些研究人员用MIS去表示支持组织功能范围内的整个信息系统(DavisOlson1985)。SSD则专指管理层的功能。


4.      MIS的技术特点
        MIS在业务上系统的使用频率不很高。MIS是直接基于TPS的,也属于核心业务,系统的安全性、可靠性、性能、可操作性都有相当高的要求。
    因为MIS系统的业务流程随管理模式的改变,变动比较多,系统要求比较高。所以MIS系统开发的开发方法除采用传统面向过程面向数据的的结构化开发方法外,面向对象的开发方法相对更符合业务流程。快速原形法使开发速度上可以更好的适应业务的改变。 }
        MIS系统由于安全、可靠、性能的要求比较高,系统比较适合采用集中式管理模式。但使用者是管理层,操作性上的要求不同于TPS,操作方便、界面友好是十分重要的。主机系统的使用就不多见。客户服务器相对比较流行,客户机使用灵活,而且可以满足个人信息处理。互联网的浏览器界面也十分符合MIS操作特点。但安全性仍然是一个考验。

 
(三)知识和信息工作
    信息工人(Information Workers是主要是创建、处理、传播信息的劳动力。信息工作(Information Work是主要由创建或处理信息活动组成的工作。最常见的有两种信息工人:知识工人(Knowledge Workers是设计产品、服务或为组织创造新知识的人,如工程师、作家、科学家、建筑师、会计;数据工人(Data Workers是那些主要使用、处理、传播组织架构中的文书工作的人,如秘书、簿记员。
     也可以讲知识工作(Knowledge Work是创造新的信息和知识;数据工作(Knowledge是使用、操作和传播信息。


(四)办公自动化系统(OAS
1.      办公自动化系统概况
    办公自动化系统(Office Automation Systems)可以被定义为一个信息技术的计算机应用系统,如字处理、视频会议、邮件系统等,用于提高信息工人在办公室的生产效率。根据信息系统的四层次理论,OAS位于信息系统的知识层(Knowledge Level)上。它主要服务于数据工人(办公文员)。在同一层次上还有知识工作系统(KWS)。信息系统的划分的主要依据是企业的组织管理体系。这两个系统的服务对象在企业架构中处于同一地位,所以有着十分密切的关系。在很多情况下OASKWS会同时使用。
        OASMIS也有着十分密切的联系。在很多情况下,OASMIS的功能会有混淆。主要区别在于:MIS服务于管理层上的经理,它的信息直接来自于TPS Transaction Processing Systems)。OAS服务于组织架构知识层上的办公文员,它的信息一部分通过字处理产生,一部分来自于TPS
2.      办公活动和办公自动化
    办公活动(Office Activities是指办公室中进行的主要的活动;包括文档管理,个人和小组的日程,个人和小组的通信,管理个人和小组的数据,项目管



3.      办公自动化系统的组成

现代办公技术

办公工作

技术

管理文档

文档影像,工作流管理

协同工作

群件,电子邮件,电子日历

管理信息

桌面数据管理(个人信息管理)

管理项目

桌面项目管理


4.      文档影像和工作流管理系统

 

 
 

    从基于纸张的工作流向文档影像系统过渡是提高办公自动化的基础。文档影像系统(Document Imaging System是将文档和图象转化为数字格式以便于被计算机存储和访问的计算机系统。在影像系统中还有索引服务器(Index Server索引服务器是在影像系统中的一个设备,用于存储用户辨别检索特定文件的索引。

     工作流管理Workflow management是业务程序的流水线处理使文档能方便有效地从一处移动到另一处。影像技术技术自动处理:文档移动、安全性许可、日程安排、产生报表。

影像系统,结合工作流管理,可给组织带来很多好处:
·        节约开支更有效
·        减少纸张
·        相应的是节约场地
·        节省时间是另一个好处
·        工作管理得到加强
·        客户服务可以明显提高

5.      群件(Groupware)系统
    群件(Groupware是一种新的软件,在工作组中提供协同活动的功能和服务,在办公组中认为是重要的。
小组成员之间将发生各种活动,也就是群件应具备的功能:
·        会议计划
·        举行会议
·        和其他成员通讯
·        协调开发建议
·        共享预备的文件
·        共享知识
·        共享工作中每个成员正在作的信息

    群件一般有几个公共功能。电子日程表(Electronic Calendaring是在办公中跟踪命令和计划的软件。电子邮件(Electronic Mail是允许在远程用户间用电子的方式交换消息的软件。电子会议系统(Electronic Meeting Software是用于提高面对面会议或是与会者分散各地的会议的效率。
        群件的应用中Lotus Notes是最常见的。而Internet使合作和协调的工作范围得到进一步的宽展。

6.      个人信息管理系统
    个人信息管理软件(Personal Information Manager是用于支持信息工作人员特定的办公数据管理任务的集成数据库工具。个人信息管理软件是职员有机会开发自己的客户跟踪系统、客户表、供应商信息等等可自定义的个人数据库。

7.      项目管理系统
   项目管理软件(Project Management Software是便于开发、日程计划、管理项目的软件,它将复杂的项目分解成简单的子任务,每个子任务都有自己的完成时间和资源要求。最常见的技术是CPMCritical Path Method)和PERTProgram Evaluation and Review Technique)。

8.      OAS的技术特点
        OAS目前是近几年才在国内出现,一直是比较有争议的系统。这其实从侧面反映OA系统业务复杂,涉及面广,没有固定模式,系统变动频繁。面向数据面向过程的开发方法已不能适合OAS。这就是OA系统开发失败率居高不下的根本原因。面向对象技术和快速原形法应及早在软件开发中得到推广。
        OAS系统使用面广,业务涉及组织内部各个部门;信息量非常大,结构信息和非结构信息十分复杂;信息处理时又要考虑的企业内部各级权限和个人信息加密的控制。计算机技术的使用类型很多。
        首先是字处理系统。微软和IBM/Lotus的软件实际上以成了标准。Internet的流行使HTML成了又一个字处理的标准,制作HTML的软件极有可能成为MS OFFICE97之外的选择。
        群件OAS的标志。Lotus Notes是一个出色的软件,MS Exchange是另一个选择。但它们都有不符合标准的问题,采用时应慎重考虑。而WebInternet Mail等技术将成为新的潮流。
        文档管理系统的使用也是OAS目前不够重视的方面,Lotus Notes和数据库的方案都有。OAS中非结构化信息占多。NOTES为复合文档数据库,有能力处理各种信息,但结构化信息处理能力弱,性能较差。传统关系数据库对非结构化信息处理能力较差。一般可采用两者结合的方式。最新的对象关系数据库(ORDBMS)的出现解决了关系数据库对非结构化信息处理能力差的弱点。

 

(五)知识工作系统(KWS

1.      组织中的知识工作角色
    同是信息工作,知识工作比数据工作更特殊。可能知识工人也会使用OAS,但知识工人要求更多的技术和技能。他们有自治权,他们的知识库和理解可以避免无谓地服从于上级领导,而数据工人将不行;知识工人机械地被研究领域分隔。

知识工作的特点
1)     基于规范的知识体
2)     知识体由普通学校和大学教育
3)     从业者通常要求官方或学校的证明
4)     从业者有非职业组织就业许可

知识工作的三种角色
1)     为组织解释不断膨胀的外部知识库
2)     组织内部唯一有资格的技术顾问
3)     组织的改革者

2.      知识工作系统的概况
       知识工作系统(Knowledge Work Systems是辅助知识工人在组织中创造和集成新知识的信息系统。常见的KWS有虚拟现实、投资工作站、CASECAD等。它的针对用户是一般意义上的技术人员。

 
 

 
    知识工作系统是知识密集的计算机系统。在不同的业务领域中,KWS都不尽相同。所以,KWS没有固定的结构框架。在KWS中往往会用到各种科学技术。如数据库技术中的OLAP

知识工作系统的特点
1)     KWS使知识工人可以结合更多同外部数据、信息的联系。
2)     KWS是知识工人要求的软件。
3)     KWS要求非常强大的计算能力。
4)     友好的用户界面对KWS十分重要。
5)     KWS通常要求工作站的用途。

3.      KWS的技术特点
         KWS系统是技术密集性系统,类型极其丰富,种类繁多。对于不同的技术工作都有相对应的KWS。如机械建筑工业有CAD,计算机开发有CASE,信息处理有数理统计软件。科学计算是用途最广的软件。软件开发方法也没有固定模式。
KWS中最常见的技术是数学计算。一般的程序设计语言都可用于这种场合。也有一些专用的工具,如SAS软件。数据库技术中的OLAP也是常用的技术。另外,图象与多媒体技术的用途也十分广泛。
        KWS和其它系统有很大的联系,有时KWS可以是其它信息系统的一个功能模块,而不单独存在。如财务分析、投资预算等软件。

 

 

 

 

 

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